El nuevo “ZOOM sociabilis”

"Home Sweet Home…Office"

                                      
                                     Anónimo

Cuando comenzó mi transición entre las sucursales de Panamá y Miami, hace poco más de un año ya, me tuve que hacer amigo del teletrabajo o home office. Me acuerdo de los primeros días que estaba alquilando una casa en South Beach que le dije a mi esposo…claramente necesitamos una casa alejada de la playa y la fiesta, porque sino va a ser imposible concentrarme. De ahí nos mudamos a un barrio más empresarial, donde hay más oficinas, más bares, más necesidad de traje y corbata, y un poco menos de fiesta. Al menos mi casa/oficina estaba en un barrio que palpitaba formalidad.

Antes de mudarme, para mi ir todos los días a la oficina era un plus. No por la capacidad de concentración o atención, ya que desde que empecé a trabajar siempre supe que mi rango más productivo era entre las 4 y las 7 de la tarde. El resto del día era estar con el equipo, tomar un café, tener reuniones, hacer propuestas, tomar mate, juntarme con clientes, apagar incendios, hacer llamados, otro café, básicamente… “oficinear”

Cuando me mudé extrañaba la vibra de la oficina…esa cosa de escuchar el radio pasillo, poder sentir como estaban los ánimos, ver si era necesario hacer un boost de energía pidiendo una pizzas o al contrario, juntar al equipo porque estábamos divagando. Hay un feeling especial en la oficina, en el compartir el día a día. No voy a olvidar nunca mi primer clase de filosofía en el colegio…el hombre es un “zoon sociabilis”. Un animal social.

Y hoy, casi 2500 años después de que Aristóteles estableció ese termino junto al de "zoon politikon", nos convertimos en “ZOOM sociabilis” para adaptarnos a la cuarentena y el distanciamiento social obligatorio. Una letra nomás nos separa de ese término tan humano, de nuestro propio ser…una letra, una pantalla y una conexión a internet de mínimo 4G para que aguante el vídeo.

Ahora bien, no nos toca más que adaptarnos. Como hemos venido haciendo estos últimos dos siglos. Somos resilientes, nos acomodamos. Vemos el cambio venir, lo saludamos, nos da un golpe en la cara, nos levantamos y le decimos “nos vemos luego”.

Pero hoy ese cambio no nos golpea individualmente. Nos da de lleno en el mundo entero, en nuestra sociedad, en nuestras familias y en nuestras organizaciones. Por un tiempo nos tendremos que despedir de “ese lugar que pasamos más de 8 horas al día” y de nuestro equipo de trabajo, para adaptar nuestro hogar en oficina.

Así que para que esto les traigo algunas recomendaciones para acomodar el home office a su rutina diaria:

1)     Ten un horario de oficina. 🕐

El primer problema del teletrabajo es que uno tiende a destrozar sus horarios. Esta época no es de vacaciones pagas, ni para mostrar cuánto puedes aguantar sin que se den cuenta de que te acabas de despertar antes de entrar al primer llamado del día. Respeta tus horas laborables. Esto te ayudará a  mantenerte organizado y no dejar todo para último momento. Estableciendo horarios fijos, podrás descansar mejor y ayudar a que el resto de tu equipo y tu familia se acomoden a los horarios. Ah, algo más…evita enviar mails los fines de semana. Nadie quiere recibir un mail tuyo los domingos  a las 7 de la tarde. Recuerda que puedes poner la opción “postponer envío” en cualquier programa de correos.

2)     Planea y estructura tu día laboral. 📝

Haz lista de prioridades para mantenerte organziad@ y cumplir tus objetivos del día. Las listas ayudan a mantener un orden de urgencia y a recordarte las tareas que debes realizar ese dia.  Esto también te ayudará a tener menos cargo de conciencia cuando lleguen las 6 de la tarde. Si has cumplido con tus objetivos del día, podrás cerrar tu laptop y seguir aprovechando el día junto a tu familia, o simplemente aprovechar para hacer ejercicio, ver una serie o leer tu libro favorito. También puedes usar otras herramientas digitales o post-it para tener esos pendientes a mano.

3)     Aparta un lugar de tu casa designado exclusivamente para trabajar. 👩🏻‍💻👨🏽‍💻

Mantén el orden y evita trabajar donde duermes o comes. Esto se torna clave para ayudar a tu mente a que “rompa” con los estereotipos. Tu cama es para dormir, tu mesa para comer. Intenta buscar un lugar nuevo que se convierta en tu “oficina”. Si no lo tienes por temas de espacio, intenta disfrazar ese lugar cuando estés trabajando. Por ejemplo, si trabajas en la mesa del comedor hazlo sin ningún tipo de mantel. Al momento de las comidas, levantas tu laptop, pones un mantel o in individual y te tomas tu tiempo para tu almuerzo o cena. De esta forma, la mente entiende que son diferentes momentos y te ayuda a estar más presente con los que te rodean.

4)     Báñate seguido y vístete para impresionar. 🚿

Esto te hará sentir más cómodo, listo y enfocado. Una buena ducha al inicio de cada día, ayuda a romper con el ciclo del sueño y te recarga las energías para comenzar el día. Evita trabajar en pijama, aunque si así lo sientes algún día, no te limites. Lo importante es que estés a gusto y productiva desde tu casa. Por experiencia propia te recomiendo que cuando tengas algún llamado importante o dar una conferencia, ponte regio. Un buen par de jean y una linda camisa te ayudarán a reforzar tu ánimo.

5)     Toma descansos de 10 minutos cada una hora. ⛱

Cuando uno está solo en su hogar el tiempo puede jugarnos de dos formas…o se hace eterno o desparece. Esto generalmente sucede cuando uno trabaja demasiado. No nos damos cuenta de cuándo se desapareció la mañana, y cómo de repente son las ocho de la noche. Si logras hacer pausas cada una hora serás mucho más consciente de tu tiempo, y valorarás los avances que has realizado hasta el momento. ¿Has sido 100% productivo? ¿O se te fue el tiempo en redes sociales o en llamados? Frena, respira y evalúa como va tu día. En ese rato evita hacer tareas del hogar, y busca salir a  tomar un poco de sol y aire. Acércate a tu balcón o ventana, respira, oxigénate y recarga energías para avanzar con el día.

6)     Evita las distracciones. 📲

Desactiva las notificaciones de las aplicaciones que no precisas para trabajar. Esto es clave. Tu celular puede ser una herramienta de trabajo, pero también puede ser la causa principal de tu pérdida de tiempo. Las notificaciones constantes de las diferentes aplicaciones hacen que perdamos el foco de lo importante y lo urgente. Aprende la diferencia entre los medios de comunicación sincrónicos (que requieren respuesta inmediata) y asincrónicos (que puedes diferir el tiempo de respuesta). Date tu tiempo de ser productivo. El tiempo de los demás no tiene porqué ser el tuyo. Hace unos años hice una entrada al blog sobre cómo aprovechar el tiempo de forma más efectiva: http://theoffbeatccountant.blogspot.com/2016/01/connecting-dots-between-information-and.html

7)     Ejercítate y realiza actividades para liberar estrés. )🤸‍♀

Camina por tu casa, haz yoga o ejercicios en tu balcón. La actividad física libera endorfinas que nos ayudan a estar más felices y productivos. No olvides que tu salud mental es tan importante como tu salud física. Intenta desprenderte de las pantallas algunas horas al día, lee libros o escucha podcasts.  A la noche evita llevarte el celular a tu habitación, o si lo haces porque lo usas de alarma intenta no ir a dormir viendo esa pantalla para poder estar más descansad@.

8)    Recuerda comer bien y a tiempo. 🥑

Mantén una alimentación saludable, y evita comer snacks a deshoras. Comer a tiempo es tan importante como tener tus horarios de oficina. Si solías cocinarte el día anterior para llevarte el almuerzo a la oficina, trata de mantener esa rutina. De esta forma evitarás utilizar más horas al mediodía para cocinar y almorzar, y poder mantener tu rutina laboral.

9)     Haz vídeo llamadas con tu equipo 📹

Hacer home office no significa que estás sola o solo. Recuerda que el resto de tu equipo de trabajo está pasando lo mismo que vos. Intenta que las reuniones sean con vídeo llamadas para mantener la interacción y poder verse las caras y expresiones. En nuestra oficina hemos también implementado los viernes de “desayunos virtuales”, que se tornaron en lugares seguros donde no se habla específicamente de los problemas laborales, sino que buscamos compartir nuestros niveles de energía, qué cosas nuevas hemos aprendido durante la cuarentena, celebramos los cumpleaños o simplemente expresamos cómo nos sentimos. No todos lidiamos de la misma manera con la ansiedad, la capacidad de enfocarnos, el cuidado de los hijos y otros asuntos que surgen en esta época. Es por eso que debemos acompañarnos y aprender a escuchar activamente a los demás.

10)  Haz "acuerdos" con tu familia y equipo. 🤝

Este último consejo, personalmente, para mi es el más importante. Hay que forjar límites claros de cuándo y cuánto trabajar y organizarte en familia. Si nos toca compartir el lugar de trabajo con nuestras parejas, familiares o hijos es importante que sepan que “estamos trabajando”. Que de tal hora a tal hora nuestro foco está en la oficina. Hay muchas parejas que se han puesto “puertas invisibles” que golpean antes de entrar a esa parte de la sala, o que ponen un lazo en la puerta para “avisarle” a la otra persona que están en llamado. No importa cómo sea, pero es importante que esto quede claro entre las partes. A su vez, con tu equipo de trabajo, hay dos palabras claves en los acuerdos para un home office efectivo: compromiso y confianza. Sin estas dos virtudes todo puede salir mal.

En tiempos de cuarentena, es tiempo de sincerarse y ser conscientes de nuestras capacidades y limitaciones. Debemos ser flexibles si a alguien se le complican las cosas por asuntos personales, familiares o, simplemente, tiene un mal día. Esto que nos toca pasar no es fácil. Pasar del “zoon” adiestrado de la sociedad oficinista a un “ZOOM sociabilis”, máster de las teleconferencias, toma tiempo, y sobre todo paciencia. Lo bueno es al menos es que en ese aprendizaje no perderemos tiempo en el tráfico…

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